Reglur um ferðakostnað, risnu og gjafir fulltrúa/starfsmanna Verk Vest

Gildissvið

1.      Reglur þessar eiga við fulltrúa Verk Vest s.s. stjórnarmenn,  starfsmenn eða aðrir þá sem veita forustu í tilteknu máli og ætlast er til að komi fram fyrir hönd Verk Vest og í sumum tilfellum leiða hóp fulltrúa t.d. í samninganefnd eða afmörkuðum málaflokkum. Þær eiga við um alla fundi eða samkomur aðrar en almenna félagsfundi eða aðrar opnar samkomur á vegum félagssins. 

2.      Formaður/varaformaður koma almennt fram fyrir hönd Verk Vest í samskiptum við önnur félög, landssambönd, fyrirtæki, stofnanir og aðra aðila sem félagið hefur samskipti við. 

Risna og veitingar

3.      Veitt risna skal ætíð vera í samræmi við tilefni, s.s. kaffiveitingar eða málsverðir enda kalli tilefni á veitingar. 

4.      Veitingar sem veittar eru vegna t.d. samningafunda og/eða annarra funda og ferða skal bóka sem ferðakostnað vegna viðeigandi verkefnis en ekki sem risnu, enda séu þiggjendur fulltrúar sem eru að sinna verkefnum fyrir Verk Vest og veitingarnar eðlilegir málsverðir. 

5.      Fulltrúar Verk Vest sem sinna ákveðnum verkefnum í umboði stjórnar hafa rétt til að veita risnu eftir samráð við prókúruhafa. Gilda sömu reglur um þá risnu og samkvæmt 4. grein.

6.      Þegar fulltrúar félagsins taka þátt í ráðstefnum, málþingum eða öðrum formlegum viðburðum þar sem gert er ráð fyrir sameiginlegum máltíðum er fulltrúum Verk Vest heimilt að taka þátt í slíkum málsverðum velji þeir að gera slíkt. Hafi ekki verið greiddir dagpeningar skal viðkomandi fulltrúi færa kostnað á reiking félagsins verði því við komið eða leggja út fyrir kostnaði og skila inn reikningi til gjaldkera sem endurgreiðir viðkomandi kostnað. Áfengi telst ekki hluti málsverðar. 

7.      Í tengslum við þing landssambanda og/eða aðra viðburði þar sem Verk Vest á fulltrúa, er heimilt að greiða fyrirhátíðarkvöldverð fyrir fulltrúa félagsins ásamt áfengum drykk með mat. Sjá nánar 9.grein um áfengisveitingar. 

8.      Formaður/fulltrúar Verk Vest hafa umboð til að bjóða gestum eða kalla til sérfræðiaðstoð vegna verkefna, telji þeir þörf á og tilefni til.Heimilt er að greiða ferðir, veitingar, gistingu og annan kostnað vegna gesta, ræðumanna eða annarra sérfræðinga sem Verk Vest fær til að taka þátt í ráðstefnum, fundum, eða öðrum verkefnum þess. 

9.      Áfengi skal ekki veitt nema við sérstakar aðstæður. Áfengisveitingum skal stilla í hóf þegar veittar eru. Miðað skal við fordrykk þar sem það á við, hóflega veitt borðvín með mat og drykk með kaffi þegar það á við. 

Gjafir

10.  Formanni/prókúruhafa er heimilt að ráðstafa hóflegum fjárhæðum vegna gjafa til handa stjórnarmönnum, fyrrverandi stjórnarmönnum, starfsmönnum og/eða öðrum félagsmönnum sem gegnt hafa trúnaðarstörfum fyrir Verk Vest. Tilefni slíkra gjafa skal vera t.d. starfslok, stórafmæli eða aðrir viðlíka viðburðir. Gjafir skv. þessum lið færast í bókhald sem risna.

11.  Formanni/prókúruhafa er heimilt að ráðstafa hóflegri fjárhæð ár hvert til:

a.       Jólagjafa fyrir starfsmenn.

b.      Merktar vörur til dreifingar sem formaður/prókúruhafi telur við hæfi.

Ferðakostnaður

12.  Formaður/prókúruhafi sem hafa flugkort Flugfélags Íslands eða kredit/debetkort til afnota vegna ferða innanlands skulu sjá um að bóka og tilgreina tilefni ferðar við bókun.  Heimilt er að bóka ferðir annarra fulltrúa Verk Vest svo og gesta þess og aðrar ferðir er félaginu ber að greiða fyrir vegna starfssemi sinnar á kort félagsins og skal þá tilefni ferðar getið við bókun. 

13.  Starfsmenn Verk Vest sem sinna erindum utan ráðningarstaðar en óska eftir að aka sjálfir en fljúga ekki skulu fá greitt andvirði flugmiða í stað kílómetragjalds. Miða skal við brúttó verð flugmiða á viðkomandi flugleið. Beri ferðadag upp á virkan vinnudag eru ekki greiddir dagpeningar eða fæðiskostnaður á ferðinni enda sé ferðamátinn að ósk starfsmannsins eða fulltrúans en ekki af nauðsyn.

14.  Fulltrúar Verk Vest sem sinna verkefnum fyrir félagið utan síns starfssvæðis skulu eiga þess kost að velja hvort heldur þeir nota flug eða bíl til að komast á ákvörðunarstað. Greiðslur fyrir slíkar ferðir skulu miðast við verð flugmiða á viðkomandi leið eða samkvæmt kílómetragjaldi þó þannig að greitt verði fyrir ódýrari kostinn.

15.  Bifreiðakostnaður er greiddur starfsmönnum og öðrum fulltrúum Verk Vest skv. akstursskýrslu. Greitt er kílómetragjald skv. stjórnarsamþykkt frá 10. ágúst 2020. Gjaldið nemur 75% almenns gjalds af viðmiði ferðakostnaðarnefndar ríkisins. Á akstursskýrslu skal koma fram tilefni ferðarinnar, upphafs - og áfangastaður. 

16.  Þegar starfsmenn eða aðrir fulltrúar Verk Vest sækja saman fundi eða viðburði skulu þeir leitast við að sameinast um bíla til að halda ferðakostnaði í lágmarki. 

17.  Miða skal greidda kílómetra starfsmanna og fulltrúa við heimili viðkomandi. Bókfæra skal aksturskostnað hlutfallslega á fleiri en eitt verkefni ef akstursskýrsla gefur tilefni til þess.

18.  Greitt verði fyrir vinnutap þann tíma sem stjórnarmaður er frá vinnu vegna starfa fyrir félagið samkvæmt kjarasamningi Verk Vest  lfl.  20 eftir 7 ár. Greiddur verði ferðatími viðkomandi stjórnarmanns til og frá fundi sé um lengra en 30 km. ferðalag að ræða.  

19.  Fylla skal út ferðakostnaðareyðublað vegna ferðakostnaðar.

Dagpeningar

20.  Starfsmenn eða fulltrúar Verk Vest sem eru vegna starfa sinna innanlands fjarri heimili sínu skal séð fyrir fæði, að öðrum kosti skuli greiddir dagpeningar skv. Ferðakostnaðarnefnd ríkisins. Þar sem ekki er séð fyrir fæði er fulltrúum/starfsmönnum heimilt að greiða fyrir máltíðir og annan kostnað og skila inn kostnaðaruppgjöri ásamt kvittunum þar sem fram kemur tilefni ferðar.

21.  Dagpeningar greiðast almennt ekki á skemmri ferðum (styttri en 6 klukkustundir). Þegar fulltrúar/starfsmenn Verk Vest sækja fundi, ráðstefnur eða önnur erindi fjarri heimili skal þeim séð fyrir gistingu.  Óski fulltrúar félagsins ekki eftir að nýta þá gistingu sem er í boði er viðkomandi á eigin vegum og eru þá ekki greiddir dagpeningar vegna gistingar.

22.  Formaður/starfsmenn Verk Vest skulu fylla út kostnaðaryfirlit vegna dagpeningagreiðslna þar sem fram kemur tilefni ferðar. 

Bílaleigubílar

23.  Þegar fleiri en einn fulltrúi Verk Vest dvelur á sama stað í sömu erindum skal halda fjölda bílaleigubíla í hófi þannig að bílar verði samnýttir eins og kostur er. 

24.  Þegar fulltrúar Verk Vest dvelja næturlangt fjarri heimili í erindum þess og hafa bílaleigubíl til afnota er þeim heimilt að sinna einkaerindum utan vinnutíma á bílnum enda sé notkun hans stillt í hóf.

25.  Ef áætlunarflug fellur niður eða aðrar ástæður valda því að fulltrúi Verk Vest sem dvelur fjarri heimili og óskar að komast sem fyrst heim og ekki eru ásættanleg flug í boði, er viðkomandi heimilt að aka bílaleigubíl á kostnað Verk Vest til síns heima.

26.  Fulltrúar Verk Vest skulu almennt nota bílaleigubíla af millistærð eða minni. Ekki er heimilt að leigja stærri bílaleigubíla á kostnað félagsins nema sérstakt tilefni sé til, t.d. fjöldi farþega eða ófærð.

Framkvæmd og brot á reglum þessum

27.  Ef ástæða þykir til getur stjórn óskað eftir að fá yfirlit um ferðakostnað eða dagpeningagreiðslur.

28.  Telji stjórn Verk Vest ástæðu til að kanna kostnað vegna risnu, ferðakostnaðar eða dagpeninga skal stjórnin vísa málinu til siðanefndar sem getur kallað til lögmann og endurskoðendur til aðstoðar. Siðanefnd skal hafa fullan og óskertan aðgang að bókhaldi félagsins og öllum fylgiskjölum.

29.  Siðanefnd skal meðhöndla slík mál með ýtrasta trúnaði þar til niðurstaða fæst í málið skv ákvæðum um málsskotsrétt í siðareglum Verk Vest. 

30.  Greiddri risnu, ferðakostnaði eða dagpeningum er formaður/prókúruhafi hefur samþykkt og greitt út verður ekki rift af stjórn nema hún telji að um sviksamlegt athæfi sé að ræða, en þá getur stjórnin falið lögmanni Verk Vest að krefja viðkomandi um endurgreiðslu.

31.  Telji stjórn veitta risnu, greiddan ferðakostnað eða dagpeningagreiðslur hafa farið úr hófi fram og tilefni ekki skýrt og ekki í samræmi við vilja stjórnar skal vísað til ákvæða málsskotsréttar samkvæmt siðareglum Verk Vest. 

32.  Telji stjórn prókúruhafa, fulltrúa eða starfsmenn Verk Vest hafa með sviksamlegum hætti látið félagið bera kostnað sem því er óviðkomandi, falsað eða breytt fylgiskjölum, sagt ósatt um tilefni kostnaðar eða á annan hátt látið Verk Vest greiða kostnað sem því ekki bar að greiða og er starfssemi þess óviðkomandi, sjálfum sér eða öðrum til hagsbótar, er stjórn félagsins skylt að grípa til þeirra ráðstafana er hún telur verja hagsmuni þess sem best.

Þannig samþykkt á stjórnarfundi 1. nóvember 2011.